【教學診療室】快速掌握補教班務經營核心

前言

除了教學之外,班務經營對老師其實也是不可或缺的知能。本期特別邀請到深耕班務經營多年的 Daisy Tung 來與大家分享如何快速掌握班務經營核心。在此之前,先來看看這次教學診療室的動指小調查,了解一下其他老師們的想法喔!

老師如何在招生中增加留班或招生率?

老師的角色長年以來一直被定位在教學單一工作,所以不少人會疑惑「老師可以協助招生嗎?」,每個人的答案可能略有不同,但其實老師 100% 適合!「老師做行銷會不會破壞專業形象?」,當然是不會,而且還會透過專業性的展現來加分呢!不可諱言,補習班的主力產品就是「教育及學習」,所以由擁有第一手教學體驗的老師來說明商品特性,是最佳人選也更最具說服力!老師們要對自己有信心,轉換心情推動自己多方學習,從專才到多才,與學校共同締造更好的經營成績,讓更多的學生有機會加入學校提供的專業學習領域。

『重點提要』

留班:留班在孩子入班的第一天就應該開始執行及準備,而留班期加強把關,找出學生學習需求並提供適當的協助,讓學生順利升級續讀。

招生率:培養家長和學生成為您的行銷樁腳。

增加留班成功的因素

  • 提升孩子學習興趣
  • 學習態度的養成
  • 檢視學習成績表現
  • 期間家長的聯繫與互動
  • 課後服務的落實執行
  • 學生課堂學習精彩表現剪影(拍照/錄影)

留班工作執行項目及注意事項

1. 運用補救教學:確保學生的程度是否可以升級,如未達到,則建議協助孩子做補救教學,一來提升學生程度,二來感動家長,體會學校的用心,讓留班的管道更順利。

2. 實施補考制度:有的學生並非程度不佳,而是因為緊張影響了考試成績,建議可在補救教學後,再做一次補考,增加升級彈性。

3. 強調連續性及重要性:預告家長及學生下個階段的學習內容,並且理性地分析語言學習中斷對孩子的影響。

4. 增加學習成就:每期頒發結業證書給予鼓勵及榮譽感。

5. 舉辦班級成果發表會:

靜態-適當展示該期教學內容、教學計畫、學生作業、平日考試成績及考卷等。(唯成績等發布須照顧到成績弱勢學生的心情,建議公布部分表現好的同學,不只達到鼓勵效果,也可以激勵有進步空間的同學。)

動態-讓學生展現口語能力 2~3 分鐘或英語才藝表演,拍成短片傳給家長(可藉此避免家長無法出席的窘境)。

提升招生率

對內做推薦活動及實施獎勵辦法,讓班內家長及學生幫學校介紹其他學生,尤其老師教學口碑佳、師生關係好,和家長的互動也親切時,家長絕對是學校很好的推廣人員之一。以下是不管行政人員或是老師,在櫃檯前線招生的幾個重點提醒:

1. 建立招生工具:可以使用傳統工具,如:活頁夾,製作招生工具包,好處是半永久性,更新上很直接、也很方便。當然,平板、電腦、電視(牆)、跑馬燈、網路平台等電子工具也很建議,在傳播度上比前者廣泛。招生工具內容建議:

  • 學校簡介(學校特色∕教育理念等)∕  師資陣容…等等
  • 該季招生簡章及各項開課訊息 ∕ 招收對象及年齡層…等等
  • 學校硬體設備 ∕ 教材目錄 ∕ 教學及活動照片…等等
  • 學生報名表 ∕ 報名辦法 ∕ 優惠辦法…等等
  • 定型化契約…等等

2. 帶家長參觀時,記得慎選教學經驗豐富的老師且學習氣氛優質、學生表現優異的班級。

3. 教學老師協助做插班測驗,配合孩子可就讀時段及安排試讀班級評估,並鼓勵報名就讀。

對於補習業的招生競爭,如何找出在行銷招生上的亮點?

任何行業(事業)的經營,共同需要的是「行銷」。「行銷」對補習班來說,最重要的就是「招生」。所以「招生」不能停,相對的「行銷」就不能斷;目的就是要不斷的告訴及提醒在該學區的家長及學生,您學校的存在,這非常重要!當每季、每學期、每年新的客群在尋找補習班時,您的學校才不會被遺忘、忽略(就現在流行的話語就是刷存在感)。以下提供幾個在行銷招生上可增加亮點的方式:

1. 行銷上保有彈性隨著時代變遷,大環境快速轉變以及少子化的衝擊,經營方式不能一成不變。沒有打不破的原則、過不去的點,行銷招生上避免把話說絕,做人做事保有彈性;讓學校與家長學生,教職員共創雙贏!

2. 營造有溫度的行銷:對每位家長用心關懷、了解需求,並協助解決問題。盡力解決家長及孩子不便的地方,就是學校擁有的商機及亮點。

3. 同業調查:關注、模仿、學習同業經營的優勢之處,補強對手不足之處、做對手不做的,是很好的競爭優勢,絕對略勝一籌。

4. 所有的銷售請加上服務:所有的課程也好、活動也好、教材∕材料也好,銷售時請加上服務(項目 ∕ 方式 ∕ 內容),讓家長能享有完整服務配套的感受。

5. 異業合作:單打獨鬥的時代已過,整合資源、共享互利、多元化服務。

6. 價值大於價格:給家長物超所值的價格,刺激報名意願及續讀。

7. 加大學習空間:提供孩子多元學習科目,以利擴大學習領域。

8. 多元管道及通路傳播:招生資訊活動完整無誤傳遞,盡量增加學校曝光率。

9. 評估執行力:充分發揮學校經營執行能力,避免勉強做太多學校負荷不來或做不好的事情,造成反效果。

關於學習環境中難以避免的安全需求(例如:傳染病或天災等等)該如何預防或應變?

補習班不僅應提供孩子優質的學習環境,更重要的是提供安全及被保護的環境,以達到補習班可稱為孩子課後第二個家。當家長和孩子對學校的信賴感及依賴感越重時,學校的存在越重要、價值越高!學校必定能站穩市場、領先同業、永續經營。以下提供幾點營造安全需求的建議:

給予孩子安全的學習環境首要條件就是減少意外的發生。要讓孩子受到安全的保護及安全感,學校從成立開始就應該制定相關規範及措施,來保護孩子。

針對無法抗拒的天災人禍如地震、颱風、火災。或是流行性傳染病,例如現在肆虐全球的新冠病毒(COVID-19)、流感、腸病毒等等。從平日到現在這麼險峻的大環境中,預防及應變能力及執行,更顯重要,提供以下可行方法:

  • 醫藥箱的儲備及內容物(簡單醫療物品)務必定期更換
  • 學生平安保險投保
  • 學生完整聯絡資料建立(報名時備註欄紀錄學生基本健康狀況,尤其有安親班及課輔班的學校,更應了解孩子有無過敏體質及過敏、禁忌食物等)且每期更新建檔。
  • 平日孩子有發燒感冒時應請病假,讓孩子在家休息勿到班,並提供後續完善補課機制。
  • 每位新生入學時,發放學生上課須知 ∕ 請假辦法 ∕ 補習班班規及相關安全措施介紹。
  • 定期做地震火災演練,如發生時才知道如何進行保護措施及疏散。
  • 建立聯絡網絡:學校硬體防災防護和措施等分工事宜事先安排,如遇颱風放假,後續聯絡家長、學生保育時間及學校整體防災防護和措施等等,應提前加強規劃,才能落實執行。

新冠病毒為特殊傳染疾病,與平時孩子病假及補課機制相同,另外可加強的做法建議如下:

  • 隨時掌控疫情,配合政府政令及了解防疫措施,隨時分享給家長及學生。
  • 每位學生入班前嚴格執行量體溫並留下紀錄、噴酒精(洗手)、戴口罩,缺一不可。
  • 學生建立體溫紀錄於聯絡本中,供學校查存及讓家長了解放心。
  • 將班級課程前後調快或調慢 5-10 分鐘上下課,避免同時段太多學生共同進出。
  • 張貼學校措施海報讓家長有依循
  • 堅持相關安全防範措施請家長 ∕ 學生 ∕ 老師配合(加強學生管理及家長溝通協調)。
  • 環境加強消毒清潔擦拭
  • 防疫物品及相關配備採購
  • 空氣濾清器使用及室內務必保持空氣流通,開窗開門為佳。
  •  疫情期間建議不開放家長訪客入內參觀,如要開放也請限制人數。

 

作者簡介 │Daisy Tung

  • 三十年補教工作執行管理經驗
  • 全國加盟連鎖學校輔導考核管理及服務
  • 兒美加盟系統、數位線上課程推廣營運部副總等職位